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西昌学院档案管理各级工作职责


来源: 时间:2017年10月12日 点击率:  字体:增大 减小打印 】【 关闭

西昌学院档案管理各级相关人员工作职责

     按照《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》以及《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发<2014>15号)的要求,学校建立在校长领导下,以档案机构为核心,各部门、院系、课题组、项目组等专兼职档案人员为基础的高校档案工作体系。校内各级、各单位和相关人员的职责具体如下

一、校长

    学校档案工作由校长领导。其主要职责如下:

1.贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

2.将档案工作纳入学校整体发展规划,列入工作考核检查的内容;

3.建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

4.研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

二、管校领导 

管档案工作校领导协助校长负责档案工作,其主要职责是:

1.组织制订实施学校档案工作中长期发展规划;

2.组织协调学校档案机构和全校各部门的档案工作,确保档案管理工作的有效运行和科学发展;

3.听取档案部门工作汇报,研究并协调解决档案工作中的重大问题,为学校档案工作的发展创造良好条件;

4.监督检查学校档案工作,组织开展学校档案工作评估。

 三、档案馆

学校档案馆既是保存和提供利用学校档案的专门机构,又是具有一定行政管理职能的业务管理部门,对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是:

1.贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划高校档案工作;

2.拟订高校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

3.组织协调各部门档案工作,对档案分室进行业务指导、监督和检查;

4.负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管高校的各类档案资料;

5.编制检索工具,编研、出版档案和校史资料,开发档案信息资源;

6.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

7.开展档案的开放和利用工作,保障档案安全

8.开展高校档案工作人员的业务培训;

9.利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥其文化教育功能;

10.开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

四、档案馆馆长

1.学习、宣传并贯彻实施《中华人民共和国档案法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发<2014>15号)《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》等党和国家有关档案工作的法令和法规

2.在分管校长领导下,主持档案馆的全面工作,组织制定学校档案工作发展规划、工作计划,制定各门类档案工作规范、制度。

3.组织档案工作的监督、指导、考核、评比及总结等工作,定期向主管领导和上级档案部门汇报工作情况。

4.加强业务建设。定期安排专兼职档案人员进行业务学习和培训,组织参加档案协作组织和学会(含协会、研究会)的学术交流活动,提高业务水平。

5.负责组织检查档案的安全保护和保密工作,接受上级主管部门对学校档案工作的指导和检查。

6.加强思想政治建设。对档案人员进行思想政治和职业道德教育。

7.全面负责并组织全馆人员做好档案馆各项工作。

8.完成上级档案部门和学校交给的各项任务。

、各立档单位分管档案工作领导

1.组织本单位人员学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》以及学校档案工作各项规章制度。

2把档案工作纳入本单位的议事日程及相关人员职责范围。督促本单位工作人员按照《西昌学院立档单位归档范围和保管期限表》做好文件材料的形成积累及整理组卷工作,检查兼职档案人员归档情况, 审核案卷内容,确保案卷质量。

3支持和关心档案工作,落实并解决档案工作中存在的实际问题,保证档案工作顺利进行。

4积极参加学校组织的档案工作会议和有关活动,督促兼职档案员按期做好档案的立卷、归档、移交工作。

、档案专职人员

1认真学习和贯彻执行国家档案工作的法律、法规,熟练掌握档案业务技能,做好本职工作。

2遵守党和国家保密规定,保证档案信息安全,维护国家和学校的合法权益。

3、指导、监督、检查、协助各单位兼职档案员做好档案材料的立卷归档移交工作。

4对接收入库的档案及时进行分类、整理、编号、上架,并编制相关检索工具。

5遵守库房管理规定,做好库房防潮、防虫、防霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等八防工作,确保档案安全。

6认真开展档案服务利用工作,熟悉库藏类目,为利用者提供优质服务,做好利用效果查访与登记工作。

7积极开展档案的编研工作,开发档案信息资源,充分发挥档案作用。

8积极参加档案理论研究和各种学术活动,不断提高业务水平和工作质量。

9完成领导交办的其他工作。

、兼职档案员

1认真学习和执行《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》以及学校档案工作各项规章制度。维护本部门档案的完整与安全, 严守档案保密条例。

2按照《西昌学院各门类文件材料的部门立卷与归档流程》,做好归档文件材料(包括电子版或电子文件)的收集、整理、编目,确保归档材料的齐全、完整,质地优良,书绘工整,声像清晰。

3正确利用档案管理软件,编制卷内目录、案卷目录,经部门分管领导审核后按时做好归档工作,并办理好移交登记手续。接受档案馆工作人员的业务指导和检查,对存在问题及时纠正。

4积极参加档案工作会议和培训,提高业务水平

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