第一章　总　　则

　　第一条 为规范和严肃学校发文工作，提高发文效率、保证发文质量，确保文件的安全、及时传递、监督落实，参照中办、国办的《党政机关公文处理工作条例》，结合我校的实际情况，特制定本管理制度。

　　第二条 本细则所述公文是指按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的加盖学校党委、行政或本文所允许的有关部门公章的书面材料。学校所有公文的呈批和发文由学校办公室负责统一管理、指导。

　　第二章 行文规则

　　第三条 学校公文的种类

　　公文类别主要有：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等文种。

　　第四条 公文格式

　　公文格式一般由：发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文单位署名、成文时间、印章、附注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（二）发文字号。由发文机关代字（详见附件2）、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

　　（四）标题。公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文机关名称、事由和文种。

　　（五）主送机关（单位）。公文的主要受理机关（单位），应当使用机关（单位）全称、规范化简称或者同类型机关（单位）统称。

　　（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容，文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

　　（七）附件说明。公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件的顺序号和名称。

　　（八）发文机关署名。写在公文下面偏右，可署发文机关全称或者规范化简称，联合行文从左至右依次排列。

　　（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期在发文部门下面向右错开，写全年月日。

　　（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

　　（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十四）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　　（十五）页码。公文页数顺序号。

　　第五条 行文要求

　　1.行文须严格按要求格式书写、排版，具体要求详见《党政机关公文格式国家标准》。

　　2.明确发文权限。党委决议,党的建设有关方面内容，由学校党委行文，党委书记签字后下发；校长办公会决议、行政方面工作，由学校行政行文，校长签字后下发；属于学校层面的带有全局性的工作，以学校文号行文；属于各部门管理范围内的日常业务工作，以有关部门文号行文，由分管校领导签字后下发。学校党委办公室、学校办公室、纪委、党委组织部、工会、团委可以使用以本单位名称标识的文件格式独立发文，由分管校领导签字后下发。除党委办公室、学校办公室外各部门文号均不得对校外行文。

　　3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审定、签字，学校党委办公室、学校办公室、纪委、党委组织部、工会、团委等部门独立发文交分管领导签字后下发，其余公文均须交办公室审核后，呈送有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交办公室审核后，呈送有关领导签发。

　　第六条 关于学校的公文编号

　　为规范学校公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，学校发文由办公室统一编号，编号规则为发文年份加发文单位代码号（详见附件1）加发文顺序号加（），（）填写印发份数。

　　第三章 发文程序及要求

　　第七条 发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

　　（一）公文的草拟、打印、校对。

　　1. 相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。起草公文涉及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

　　2. 起草公文后，到文印室统一打印、输出。文印室负责核对是否符合公文标准格式。

　　（二）公文审定。

　　公文起草后，由经办部门主管审定、签字。如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。填写“发文呈批单”（具体格式见附表）后，除独立发文以外的文件一并交办公室。

　　（三）公文的审核。

　　独立发文的公文由经办部门审核，其余公文呈批前由办公室负责审核。审核的主要内容包括：

　　1.发文主体部门是否恰当。

　　2.发文呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字。

　　3. 公文意思是否得表达清楚、准确。

　　4. 公文打印、排版格式是否符合要求。

　　如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办人重新办理。

　　（四）公文的呈批。

　　学校办公室核稿通过后，在“发文呈批单”上填写公文编号，签署处理意见。由文件经办部门呈校领导审批，如校领导在外出差，须电话请示校领导并做好电话记录后下发，校领导返校后完善签字手续。学校相关领导认为文稿与原意不符，应重写或修改。拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。相关部门负责人应核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行修改。

　　（五）公文打印。

　　公文经校领导签发后，交办公室主任。办公室主任审查后由文印室登记、打印正式文稿。

　　（六）公文盖印、登记。

　　打印后由办公室人员履行盖章手续。文件盖章后，将两份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、发文呈批单及该文件电子版存档备案。

　　（七）发文。 对外发文要求：

　　1.校内部门公文分发，正式成文完成后，由相关部门自行分发。

　　2.学校发的校内文件，外发的所有文件均由办公室负责分发。

　　3.以信函、特快专递或以电子邮件形式寄送的，由经办部门人员办理。

　　第四章 附则

　　第八条 本管理制度由办公室负责修改、解释。

　　第九条 本管理制度自颁布之日起实施。

　                   　西昌学院办公室

　                   　2016年3月25日