关于做好二O二一年学校档案

立卷归档工作的通知

校内各单位：

档案工作是学校重要的基础性工作，学校档案是学校历史的记录，是学校治理发展的借鉴和记忆遗产的传承。学校各职能部门及二级学院领导应认真积极组织学习新修订的《中华人民共和国档案法》、《西昌学院档案管理办法（修订）》，增强对“为党管档”以及档案工作重要性的认识，切实加强对本部门档案工作的领导，落实档案工作具体责任人，做好本部门的档案收集整理和立卷归档工作。按要求定时向学校档案馆移交档案，确保学校档案的完整、准确、系统与安全保管。现将2021年档案立卷归档工作通知如下：

一、总体原则

坚持部门和课题组、项目组立卷归档原则；分管领导具体负责，专兼职档案员立卷归档；做到应收尽收，应归尽归，任何个人不得据为己有。

二、具体要求

（一）2021年度材料立卷归档

1.归档材料时间范围为 2021年度材料，但2021年前未归档材料，本次须一并收集整理、立卷归档。

2.各部门要严格按照《归档文件整理规则》、《西昌学院各类档案归档范围及保管期限表》（已发各单位征求意见）的内容，结合本部门实际情况进行立卷归档。

3.卷内文件材料要求内容真实，手续完备，字迹工整、清晰。排序、编号（用铅笔在文件右上方空白处编页号）正确，要剔除文件材料上的金属物（如订书钉、回型针等），并按要求填写并打印归档交据、清单、备考表一式两份（可在档案馆网页上下载）。

4.宣传部、校团委、学工部及各二级学院应注意对重大活动的录音、录像、相片等材料的收集，并以光盘和硬盘的形式归档。

5.党政办形成的党委文件和行政文件：纸质文件归档一式两份，电子文件刻盘归档。

6.人事处、组织部、纪委、审计处、统战部、外事等部门负责干部人事档案材料收集、核准和归档。

（二）专项重点档案立卷归档

1.省部委共建专项档案，由党政办负责立卷归档。

2.精准扶贫专项档案，由乡村振兴办公室负责立卷归档。

3.党史学习教育专项档案，由党建办负责立卷归档。

4.升硕工程专项档案，由法规处负责立卷归档。

三、归档时间

1.各年度材料归档时间为次年 6 月底以前及 12 月底以前二个阶段。

2.教学管理部门学籍管理、学位工作、毕业生工作等档案，学生毕业学年后 6 个月内归档；

3.学生管理档案、科研类档案、仪器设备档案、学校重大活动档案，完成后 2 个月内归档；

4.声像类档案（含毕业生照片）、基建类档案，项目完成后 3 个月内归档；

5.会计档案，会计年度终了，财务部门可临时保管 1 年，期满后归档。

6.新进人员人事档案及新增人事档案，在材料形成后 2 个月内归档。

四、立卷归档移交

各单位向档案馆移交档案，须履行交接手续，交接双方在交据单及移交清单上签字盖章后各留存一份。

五、立卷归档考核

立卷归档情况纳入部门年终工作考评内容。

六、档案资料征集

档案馆长期接收（收集或征集）单位或个人手里与原“康专”、西昌技专、西昌农校、四川林学院、西昌农专、西昌师专、凉山大学、凉山教育学院以及与西昌学院有关的珍贵史料、珍贵实物，手稿，声像等。

特此通知

西昌学院

                               2022年6月10日