归档常见问题及对策

一、归档中的“文件”

归档中的“文件”与我们平时接触的文件有所不同，指的是若干份文件的集合体，包括不同的版本，不同的文种，都有可能组合为一件文件。比如文件正本与副本，这是2份文件，但在归档中，我们把它们作为一件；比如转发文件与原件，这是2份文件，但我们也把它作为一件，“为一件”，是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

整理就是一个将无序的文件有序化的过程，经此处理文件就转化为档案。

二、归档中的“案卷”

案卷是档案工作中使用的一种计量单位，指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的，具有密切联系的若干文件的组合体。

文件有标题、事由、形成者、文种、时间、发文对象等六要素，按照其中某一个或某几个要素进行文件的组合排列，就是按照文件内部特征编立案卷。比如反映某一问题（如党务工作、人事工作、财会工作等）的文件，具有共同的内容（事由）特征。文件的外部特征指的是文件的形态，比如纸质，照片，图纸，光盘等等。

三、哪些文件材料应归档？

凡是反映本机关工作活动和历史面貌，办理完毕，具有查考利用价值的文件材料均属收集范围。只收集按规定应当归档的文件材料，此规定详见《西昌学院立档单位档案归档范围和保管期限表》。归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应收集齐全完整。在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，均应收集齐全。

四、哪些文件材料不属于归档范围？

1．上级机关普发供参阅、不需要办理的文件材料，上级机关发来供工作参考的抄件，上级机关征求意见未定稿的文件材料；
2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；
3．学校形成文件材料中的重份文件材料、未定稿的文件材料、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；
4．未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；
5．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
6．学校内部互相抄送的文件材料(由制发单位归档)，不应履行公文的行文、介绍信等；
7．本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料；
8．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；
9．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信及电话记录；
10．为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料；
11．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

五、文书人员平时如何积累档案？

各立档单位的专职文书处理人员或档案责任人，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，随时将办理完毕的文件，根据文件材料特征分类存放，对照本单位的收文登记簿进行档案积累。一项重大活动从开始筹备之初就应该积极参加并注意及时收集重要材料，从文件接收或拟稿到归档前的一系列管理活动，都必须按照集中统一的工作原则，建立健全管理制度。

六、如何分类整理文件？

立卷分类有三种方法

1、分年度：先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度。

2、分问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3、分期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

以上三种方法使用的步骤是：

分年度—→分问题—→分保管期限

1、将文件材料按其形成或针对的年度分开，根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。

2、在分年度的基础上，将文件材料按《西昌学院档案实体分类方案》中确定的类别分开。

3、将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

4、最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

七、跨年度文件如何分类？

1、跨年度的请示与批复，归入批复年度；

2、跨年度规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；

3、跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；

4、跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；

5、跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；

6、法规性文件归入公布或批准年度；

7、教学类文件按学年归档，财会档案文件按会计年度归档。

八、如何进行文件价值的判断和划分保管期限？

档案保管期限分为永久、30年、10年三个级别

1、能够反映学校教学、科研、管理活动和历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久；

2、反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有查考利用价值的，列为30年；

3、凡在短时期内对学校工作有查考价值的，列为10年。

具体内容参见各类《西昌学院立档单位档案归档范围和保管期限表》。

九、如何将文件组合成案卷？

1、一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

2、同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。

3、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可一会一卷、一会数卷。例行系列性会议，如每周一次的例会，可数会一卷。

4、非诉讼案件材料，按问题，可以一案一卷或一案数卷。

5、重要的人民来信可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；文件数量较少时也可按时间进行组合。

6、统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。

7、学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。

8、同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

9、工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。

10、简报、内部刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

十、如何排列卷内文件？

卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列。

文字材料的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：

批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

定稿在前，历次重要修改稿在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

转发件在前，被转发件在后；

其他文件材料按时间顺序排列。

十一、如何编制页号？

具体做法是：

1、凡是页面上有内容的页都要编号，空白的页不用编号，

2、卷内目录、备考表均不编页号。

3、页号应用蓝色或黑色号码机敲出，起始号为1。

4、页号位置标在每页材料非装订线一侧下角。

十二、如何填写卷内文件目录？

卷内文件目录包括以下几部分内容：

1、顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写，如1、2、3……。

2、文号：文件制发机关的发文字号，如西学委[2004]19号。

3、责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者，如我校计财处制发的通知，责任者为西昌学院计财处。

4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，并在前后加［　 ］。

n　 会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。

5、日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，如20040330。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。

6、页号：卷内有文字的页面均应编号。

十三、如何填写卷内备考表？

卷内备考表位于卷内文件之后，用学校档案管理软件统一生成。

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，并标明卷内文件材料的件数、页数。

立卷人：档案责任人签名。

检查人：立卷部门的负责人对本部门形成的档案进行检查并签名。

立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。

十四、如何进行装订？

将卷内文件目录放在前，卷内备考表放在后，进行案卷的装订。

装订时首先要拆除卷内文件中的金属物，对破坏文件材料进行修补。整理案卷纸张大小以A4为准。太大的文件表格在留出装订线后折叠成手风琴式；小字条等要用白纸裱糊成A4大小；破损文件要进行托裱；字迹模糊或者圆珠笔书写的应复印并将复印件与原件放在一起。

装订线距页边1.5厘米左右，以订齐全部材料，同时不覆盖正文内容为原则。

十五、如何填写案卷标题？

案卷标题应该简明确切、体式一致。一般以“主要责任者”＋“内容（事由）”＋“名称（文种）”为标准形式。部分案卷题名也可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。

除会议文件外，一般不得使用××文件材料，如“学校办公室文件材料”、“××学院文件材料”等含混的标题；除一般函件外，不得使用××往来文书如“教育厅往来信件”等标题；除非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”作为标题。

标题样例：

n　　　 2002-2003学年校长办公会记录

n　　　 2001年学校分房问题群众来信材料

n　　　 教务处处2009级本科生培养计划

n　　　 国家教委、四川省招办1995年关于研究生招生和录取工作的通知

n　　　 成人教育学院2001届会计学本科毕业生学士学位名单、学位申请表

n　　　 西昌学院2003-2004学年第一学期本科生课程开课目录

n　　　 科研处1996年四川省教育科学规划研究课题申请书

十六、归档的时间是怎样规定的？

档案工作中针对不同门类的档案有不同的归档时间规定，一般如下：

党务、行政档案应当在次年3-6月归档；

教学档案应当在当年9-12月归档；

科研档案应当在项目完成后两个月内归档；

基建档案应当在项目完成后三个月内归档；

重大活动应当在活动结束后两周内归档；

财会档案在工作结束后的第三年向档案馆移交；

其他类别档案参照上述类别执行。

十七、归档时应办理什么手续？

移交档案时，交接双方当面检查。档案馆根据有关标准进行验收，凡不符合要求者，档案馆不予接收。立档部门须限期改正。学校档案馆人员检查合格后打印移交目录，一式两份，交接双方在移交目录上签名，各存一份，以备查考。

十八、归档的案卷、文件质量应达到什么标准？

案卷应该达到以下质量要求：

1、案卷大小适宜

纸张大小以A4纸幅为标准。超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

2、案卷厚薄要适宜

卷内文件的数量不应超过200个自然页，即200张A4幅面大小的纸张。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷，严禁跨类组卷。

3、卷内文件保管期限要统一

4、编制页码

装订的案卷各页面只要有字迹的，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

5、认真填写卷内文件目录、备考表

卷内文件目录、备考表、案卷标题的书写均应用碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印，禁止用铅笔、圆珠笔和彩笔。

十九、声像档案归档有什么要求？

学校及各立档单位在教学、科研、管理过程中形成的，对学校有参考利用价值的照片、影像、声像等材料，活动结束后将照片、底片、光盘、磁盘整理归档。

归档的声像材料须精选有代表性的，反映活动主题、参加人物的3-5张为宜，重大活动可以适当增加。

归档的声像材料必须要有文字说明，应有活动内容、时间、地点、人物的姓名及职务、背景、制作者等。

做好归档目录，移交档案馆。

二十、电子文件归档的要求是什么？

　  各立档单位按照纸质文件归档范围进行归档时，还应该将形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，收集积累归档。一般应在每年六月将上年度办理完毕的属于归档文件范围的电子文件向档案馆移交，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。电子文件的归档方法参见国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》。