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西昌学院档案查借阅制度


来源: 时间:2017年10月10日 点击率:  字体:增大 减小打印 】【 关闭

西

西学院档〔2017〕2

西昌学院档案查借阅制度

第一条  为了有效地利用档案信息资源,更好地为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》等有关法规、政策,结合我校档案工作实际,特制订本制度。

第二条  本制度中档案主要指本校的党群、行政、教学、科研、产品、基建、财会、出版、设备、外事、实物等类别的档案。

第三条  单位和个人向档案部门移交、捐赠、寄存档案,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

第四条  本校教职工持本人身份证,学生持本人学生证或身份证,外单位人员须持单位介绍信及身份证,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,可以查阅档案馆已开放的档案。具体规定如下:

(一)校内各部门因工作需要查阅本部门形成的不涉密档案,填写《西昌学院档案利用申请表》(以下简称《申请表》由所在单位负责人审核查阅;因工作需要查阅非本部门形成的不涉密档案,须填写《申请表》,由所在单位负责人审核,并经立卷归档单位负责人和档案馆负责人批准;凡查阅学校党委会议、校长办公会议记录、上级文件等不宜公开的档案,须经党办校办主任批准;涉及重要的科研成果和未公的技术资料,应当经档案形成单位或者本人同意,并报请主管科研的校领导审查批准;上级保密文件须经学校保密委员会负责人批准。

(二)校内师生员工因私查阅学校档案应填写《申请表》,并立卷归档单位负责人和档案馆负责人审核,方可查阅。若查阅涉及本人信息的学籍档案、职称评聘文件等,可凭有效证件直接到档案馆查阅。

(三)校外单位利用本馆不涉密档案,须持单位介绍信和个人有效证件,填写《申请表》,经档案馆负责人同意,再按规定办理查阅手续,档案一律只提供馆内查阅服务,确因特殊原因需复制档案内相关内容,须经档案形成部门负责人同意。

(四)港、澳人员、台湾同胞、海外侨胞要求利用本馆开放档案,须持相关部门介绍信,填写《申请表》,经档案馆负责人同意;境外组织和个人要求利用馆藏档案,须持相关部门介绍信,填写《申请表》,经学校外事部门和学校保密委员会同意。

第五条  电话查询档案,只限咨询一般问题,凡要求将查档结果寄往查询单位和本人,或查阅他人不涉密档案(如学籍档案),必须凭单位介绍信或本人委托信及身份证复印件方可办理。

第六条  馆藏档案原则上限在馆内查阅,不得借出,校内确因特殊事由需外借,填写《申请表》,须经立卷单位负责人和档案馆负责人同意。借出期限为一周;若需续借,应在到期前办理续借手续。外单位借用,须由主管校领导同意。

第七条  涉密档案一律不外借。

第八条  档案利用者应爱护档案,要对档案信息及载体的安全和完整负责,不得随意增删、涂改、拆卷、抽页、剪裁、调换、撕毁、转借、圈点或勾画档案,不得擅自公开和擅自复制、摘抄档案内容,不准泄密、失密,做到归还档案完好无损,更不能丢失。

第九条  档案利用者须认真填写《查档登记表》,档案用毕应及时送回档案馆,并在查借阅登记册上注销。

第十条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第十一条  档案工作人员应热情周到地为用户提供档案利用服务,加强业务指导与监督。严禁擅离职守,严防泄密、失密事故发生。

第十二条  查借阅教职工人事档案或者学生人事档案的,按照《西昌学院教职工人事档案管理实施细则》或《西昌学院学生人事档案管理实施细则》规定执行。

第十三条  档案工作人员及档案利用者要严格遵守上述规定,对违反规定者,视情节轻重,给予批评教育、罚款直至追究法律责任。

第十四条  本办法由学校档案馆负责解释。

第十五条  本办法自公布之日起实施。

附件:《西昌学院档案利用申请表》

西昌学院

                                   2017年5月8日

附件:

西昌学院档案利用申请表

                                                    日期:         

查阅本单位档案,需履行以下手续:

查询人

有效证件名称

联系电话

有效证件编号

所在单位

           

        (盖章)

单位负责人意见                           

查阅非本单位档案,还需履行以下手续:

立卷单位负责人意见

档案馆负责人意见

外借档案,还需履行以下手续:

档案馆负责人意见

分管校长意见

利用目的

查阅内容

利用效果

(此栏由档案馆经办人员填写)

调档档号:

调档卷数:              复印页数:             是否查全:

档案馆经办人:

西昌学院办公室                         2017年5月8日印发

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